Como madre de un ávido jinete, me he dado cuenta de que ahora se crían caballos mucho más atléticos. Antiguamente, las razas de sangre caliente preferidas para el salto de obstáculos tenían patas traseras más fuertes para soportar la propulsión de los saltos. Últimamente, los caballos se cruzan con razas más ligeras y atléticas, lo que da como resultado una combinación ganadora de fuerza y sigilo. Al mismo tiempo, el equipamiento de equitación evoluciona continuamente para permitir el máximo rendimiento y eficacia, con el mínimo impacto en el caballo.
Al igual que este deporte, se puede establecer un paralelismo con las tecnologías utilizadas en las empresas, como los sistemas de planificación de recursos empresariales. Un sistema ERP debe ser dinámico, evolucionar continuamente y mejorar a medida que se introducen en el mercado nuevas estrategias empresariales y tecnologías emergentes.
Con un buen sistema ERP implantado, una empresa no debe preocuparse de que el sistema siga el ritmo de las tendencias tecnológicas; sin embargo, a medida que la tecnología evoluciona, también deben hacerlo las personas y los procesos. En otras palabras, si los fabricantes y distribuidores no aprovechan la oportunidad de ampliar sus conocimientos y mantenerse al día de los últimos avances del sector y de las mejoras de los procesos, pueden perder su ventaja competitiva. Además, si no se mantienen al día y adoptan las nuevas funciones y tecnologías, no podrán cosechar todas las recompensas y el rendimiento de la inversión en las últimas versiones de sus sistemas actuales.
Los obstáculos al éxito de la aplicación
Según el informe Panorama 2018 ERP, las cuestiones organizativas y de personal son la razón número uno por la que la mayoría de las implementaciones de ERP llevan más tiempo y dinero de lo esperado. Además de que esto es cierto para las nuevas implantaciones, en mi función de responsable de experiencia del cliente, he visto esto a menudo en centros existentes.
En los «escenarios de sistemas», he visto cómo clientes que llevan décadas utilizando la misma versión de ERP no la actualizan por la filosofía de «si no está roto, no lo arregles». En lugar de actualizar su ERP, tienden a incorporar complementos y personalizaciones, lo que dificulta enormemente la actualización posterior. En este escenario, la gente tiende a rehuir el cambio o tiene miedo de actualizar debido a experiencias pasadas y a la confusión que conlleva.
En los «escenarios de personas», en los que las empresas tienen un sistema ERP desde hace mucho tiempo, he observado que cuando su equipo crece o pierden personal y contratan a nuevos usuarios, éstos reciben una formación mínima sobre el sistema. Estos nuevos miembros del personal tienen poca comprensión (más allá de lo que necesitan hacer a diario) de lo que el sistema ERP puede ofrecer. Con cada cambio de personal, pierden más conocimientos sobre la capacidad del sistema, y la empresa experimenta una erosión de las aplicaciones, término utilizado para describir «el uso reducido de la funcionalidad del software a lo largo del tiempo, que lleva a los responsables de la toma de decisiones a pensar que sus aplicaciones de software actuales son incapaces de gestionar las operaciones y los requisitos de información de la organización».
El tercer escenario es la «alineación de procesos». Cuando las organizaciones implantan por primera vez un sistema ERP, discuten sus procesos actuales (AS IS) y lo que les gustaría conseguir (TO BE). A veces, la implantación sólo consigue parte del TO BE, con planes futuros para completar el resto, cuando sea conveniente o se disponga de nuevas funciones. Esto no siempre se completa. Luego, cuando se actualiza a una nueva versión del software, quieren hacerlo lo más rápidamente y sin dolor posible, sin revisar sus procesos existentes y cómo pueden racionalizarse para utilizar las mejoras del sistema.
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