El correo electrónico y las conversaciones en la vida real son dos mundos diferentes. Una práctica común en la vida real puede no ser necesaria en los correos electrónicos. ¿Qué debes hacer con respecto a los correos electrónicos? ¿Cuál es el enfoque adecuado? Aquí tienes una lista de consejos de la agencia de publicidad Sevilla Limón Publicidad para construir esa respuesta y escribir ese correo tan necesario.
La regla general es que hay que responder sea como sea. La comunicación es la clave. Sólo tienes que pulsar el botón de respuesta y acusar recibo del correo electrónico. Si te encargan una tarea urgente, responde al remitente que has recibido el correo y ponte a trabajar en él. Si no puedes hacerlo en el día, explica por qué y da una estimación de cuándo podrás completar la tarea.
Prioriza los correos electrónicos con elementos de acción. Antes de empezar a responder a todos los correos electrónicos que has recibido, responde primero a los que necesitan tu atención. Responde primero a los correos que necesitan tu atención inmediata (por ejemplo, tienes que enviar un archivo de documentos, confirmar una reunión dando los detalles de la reserva del restaurante, etc.).
Sí, tienes que acusar recibo de un correo electrónico. Lee primero el contenido porque puede haber excepciones a la regla. 1) El remitente puede haber incluido un NTN (o No Thanks Needed!) Obviamente, significa que no tienes que responder. 2) Sólo estás en la línea CC. Por eso tienes que leer con atención. Sólo las personas en la línea TO harán esta tarea específica, a menos que, por supuesto, si alguien te pide específicamente que te unas y ayudes. Cuando estás incluido en la línea CC, esto es sólo para mantenerte informado.
Adjuntar los archivos adjuntos. A veces, uno tiene prisa por responder y enviar su correo electrónico y se olvida de que el archivo adjunto todavía se está cargando. Asegúrese de que el archivo que está adjuntando está realmente incluido en el correo electrónico que está enviando. No olvides comprobar si los archivos adjuntos están completos al 100% y que no ha fallado ningún archivo en el proceso.
Sé claro con tus respuestas. Sí, debes ser conciso con tus respuestas, pero también debes ser directo. No basta con responder «Sí» a una pregunta. Repite las preguntas a las que estás respondiendo (por ejemplo, «Sí, las rosas azules son estupendas» o «Sí, preferimos las azules»).
Utiliza el asunto. A menudo se descuida el asunto, cuando en realidad proporciona un resumen del correo electrónico. ¿Se trata de un correo electrónico de carácter informativo o de una solicitud de cita? Sea específico al escribir el asunto (por ejemplo, Para aprobación: Presupuesto para agosto de 2017, o FYI: Nuevo sistema de identificación).
A fin de cuentas, todo depende de su entorno de trabajo. Estas son solo directrices generales para ayudarte a gestionar tus correos electrónicos. ¡Toda regla tiene excepciones, por supuesto! Algunas empresas mantienen sus correos electrónicos estrictamente para asuntos importantes y los correos de agradecimiento no son un problema. Otras se animan a conversar y chatear. Si necesitas más consejos sobre la etiqueta en línea, puedes consultar este artículo.